办公自动化是为适应经济全球化、信息化的新趋势而提出的，目的是通过先进成熟的计算机技术等信息技术建成一个高质量、高效率、智能化的办公自动化系统，为领导决策和工作人员办公提供信息服务，提高办公室办公效率，减轻工作人员工作负担，节约宝贵的办公经费，实现办公室内部的公文流转、信息交流和信息共享，快速有效地查阅各种文件、资料、信息，从而实现机关办公自动化、办公无纸化和资源信息化。
随着经济的发展、社会的进步，人们已不能满足原有的手动办公环境，信息资源的开发和利用已成为当今政府机关和企事业单位关注的热门话题。
办公自动化因其明显推动信息化的进程而备受重视，一直是IT建设的重点。同时，由于办公自动化具有涉及信息量大、复杂，涉及岗位、人员众多，处理流程烦琐、多变等特点，而成为IT建设的难点之一。电子办公系统不仅模拟了手工办公过程，而且支持人们通过模拟而改革办公流程。